Gennem årtier har vores kunder trygt overladt print og scanning af deres dokumenter til os – vi kan også sørge for, at dine digitale dokumenter bliver håndteret sikkert og effektivt
Vi tilbyder en løsning til dokumenthåndtering (Document Management), som gør dine medarbejdere i stand til at strukturere, tilgå og samarbejde om dokumenter i realtid - sikkert og effektivt. Det er slut med tabte filer, tvivl om hvilken dokumentversion, der er den seneste, og administrative flaskehalse. Hvad enten I arbejder på forretningskritiske dokumenter eller skal holde styr på mails, dokumenter og vedhæftninger i et vigtigt projekt, sikrer løsningen et problemfrit og dynamisk samarbejde, effektiv versionsstyring og kontrol med adgang.
Hvad angår scanning af dokumenter på din multifunktionsprinter, er sikkerhed lige så vigtigt. Så snart dine filer konverteres fra fysisk print til digitale dokumenter, skal de arkiveres, deles og tilgås med omtanke. Den løsning, vi tilbyder til dokumenthåndtering, beskytter følsomme dokumenter og sikrer, at dine scannede dokumenter opbevares sikkert, samtidig med at de er nemme at finde og behandle.
Hvorfor er Document Management så vigtigt?
En effektiv Document Management-løsning er afgørende for enhver virksomhed, der har behov for sikker og struktureret administration af dokumenter, e-mails og anden vigtig kommunikation. Uanset om det drejer sig om projekter, leverandørstyring, sagsbehandling, kontraktstyring eller compliance, sikrer vores løsning, at din virksomheds informationer håndteres korrekt og effektivt.
Vi tror på, at en strømlinet, brugervenlig og central løsning til dokumenthåndtering er essentiel for at sikre transparens, kontrol og effektivitet på tværs af forretningskritiske processer.
Når din virksomhed håndterer dokumenter som kontrakter, sagsakter, opgaver, e-mails, mødenotater eller juridiske dokumenter, er det afgørende at have styr på:
- Sikker opbevaring og adgangskontrol – så følsomme data kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.
- Versionsstyring – så alle arbejder på de rigtige dokumenter og undgår fejl og dobbeltarbejde.
- Effektiv videndeling – så teams nemt kan samarbejde og holde styr på korrespondance, aftaler og vedhæftninger.
- Compliance og dokumentation – så virksomheden overholder lovkrav og interne standarder.
Hvis din virksomheds dokumenter ikke styres optimalt, risikerer du tab af vigtig information, manglende overblik og ineffektive arbejdsgange – hvilket kan føre til forsinkelser, fejl og unødvendige omkostninger.
Kort sagt: En stærk Document Management-løsning giver din virksomhed struktur, sikkerhed og produktivitet – uanset om du arbejder med projekter, sager, kontrakter eller kvalitetsstyring.
Typiske udfordringer i et projekt - og hvordan du løser dem
Udfordringer
- Manglende struktur: Dokumenter, e-mails, m.v. ligger spredt både offline og online = intet overblik giver ineffektivitet.
- Skabelonstyring: Forskellige versioner af dokumenterne, herunder layout, giver forvirring og fejl.
- Sikkerhedsrisici: Det er svært at give de rette medarbejdere adgang til de rette dokumenter og samtidig opretholde sikkerheden.
- Governance, adgangskontrol og overholdelse af GDPR og anden lovgivning.
- Kommunikation sker i siloer: For eksempel på tværs e-mails, chats og andre kanaler.
Sådan løser vi det
- Central arkivering i skyen: Beskyt dine dokumenter mod f.eks. datalæk med sikker arkivering i skyen.
- Skabelonstyring: Du kan oprette ensartede strukturerede dokumenter med prædefinerede skabeloner og automatisk udfyldelse af metadata.
- Øget kontrol: Governance, adgangskontrol og overholdelse af GDPR og anden lovgivning.
- Transparent kommunikation: Du kan nemt og problemfrit integrere e-mails, chat og andre medier i dit dokumentflow for fuld transparens og overblik.
Er du sikker på, at eksterne på projektet ikke har adgang til jeres budget og følsomme data?
Om løsningen: Workpoint 365
Løsningen hedder Workpoint 365 og er udviklet af vores tætte samarbejdspartner Workpoint
- Løsningen er et såkaldt Project Document Management System (PDMS) designet til at ligge på toppen af din Microsoft 365, herunder Sharepoint. Du får dermed den brugervenlighed og genkendeligehed, du er vant til fra Microsoft.
- Workpoint 365 er designet til dig og den måde, du arbejder på. Vi ved, at alle virksomheder har forskellige arbejdsgange, og uanset hvordan du driver dine projekter, kan Workpoint 365 konfigureres til at opfylde jeres behov.
- Løsningen er standard og kræver ingen udvikling for tilpasse sig din forretning. Du reducerer dermed tidsforbrug, omkostninger og kompleksitet.
- Du behøver ikke starte fra bunden - vores løsning har en række templates og funktionaliteten til at få dig hurtigt i gang med din dokumentstyring.
- Arbejd på farten - du kan tilgå Workpoint fra en hvilken som helst enhed, når som helst.
- Beskyt dine data. Du kan roligt fokusere på dit projekt, velvidende at din data er sikkert gemt i Microsoft 365. Workpoint hverken arkiverer eller gemmer dine dokumenter - al data hostes i Microsoft 365.
Har du behov for mere end Document Management?
Workpoint 365 er en modulopbygget løsning og understøtter alle dine forretningsprocesser:
- Document Management
- Project Management
- Email Management
- Case Management
- Task Management
- Contact Management
- Contract Management
- Quality Assurance
- Recoreds Management
- Legal solutions
- Stakeholder Management
